10 pasos para crear proyectos de éxito
Hay muchas
definiciones de proyecto, a mi me gusta considerar que “Un proyecto es un esfuerzo
temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado
único”, y como esfuerzo temporal debe de estar muy bien planificado para que
nos resulte un proyecto de éxito.
Los estudios comparativos de distintos métodos para crear proyectos, unidos a
mi experiencia me han aconsejado que estos deben de ser los pasos a seguir para
realizar cada uno de mis proyectos.
Cómo
Realizar Un Proyecto En 5 Pasos. Garantizado!.
1.
Identificar la necesidad. ¿Por qué vamos a hacer el proyecto?, ¿Cuál es la
necesidad que vamos a satisfacer?. Todo proyecto surge de la detección de una
necesidad, bien sea de formación, de información o de la demanda de un producto
o servicio.
2. Definir el Objetivo SMART del Proyecto. Este acrónimo es muy
utilizado y conocido en la definición de objetivos, la cuestión está en
desarrollar un razonamiento más amplio del significado del concepto. ¿Qué
buscamos cuándo decimos que nuestros objetivos deben de ser SMART?.
1. S – Specific
(Específico): cuando definimos un objetivo
tiene que quedar absolutamente claro y nítido, sin posibilidad de
interpretaciones, de esta manera su comprensión y las posibilidades de
alcanzarlo serán mayores. Una serie de preguntas típicas para asegurarnos de
que el objetivo es específico son:
1. ¿Quien está
involucrado?
2. ¿Que quiero
lograr exactamente?
3. ¿Donde debe
ser alcanzado este objetivo?
4. ¿En que
periodo este objetivo debe ser alcanzado?
5. ¿Cuales son
mis requerimientos y restricciones?
6. ¿Cuales
propósitos o beneficios existen en lograr este objetivo?Una vez definido el
objetivo debemos evaluar si está absolutamente claro para todos los miembros
del equipo.
2. M –
Measurable (Mensurable): aquí es
donde aplicamos el dicho “No puedes gestionar lo que no puedes medir”. Si no un
objetivo no se puede reflejar en un número queda a la libre interpretación de
si se ha conseguido o no. Es muy importante por lo tanto tener definido el
método o sistema de medición que vayamos a aplicar para monitorear cada
objetivo.
3. A –
Attainable (Alcanzable): los
objetivos no pueden ser imposibles de lograr. Siempre es importante la
presencia de un desafío para el equipo, para que se supere y trate de llegar a
lo más difícil, pero los objetivos deben de ser alcanzables para que no cause
desanimo y frustración su no consecución.Esta “A” también se conoce por “Agreed
Upon” (definido de común acuerdo), lo que significa que todos los miembros del
equipo del proyecto han participado en ladefinición
y ejecución del objetivo y están de acuerdo en que es viable y beneficioso.
4. R –
Realistic (Realista). Además de posible, el
objetivo debe de ser realista, para ello podemos hacernos estas preguntas: ¿El
equipo aceptará perseguir el objetivo?, ¿Este objetivo está alineado con la
visión y misión de la organización?, ¿Algún principio ético es herido con este
objetivo?. Definir un objetivo poco realista indica poca sincronía con el
equipo.
5. T – Timely
(en tiempo). Esto significa que, además
de definir bien el inicio y final del periodo de busca del objetivo, este
periodo no debe ser tan corto que haga imposible el objetivo y tampoco tan
largo que cause una dispersión de la iniciativa con el tiempo.
3. Identificar el producto, servicio o actividad: es
importante describir detalladamente cual será el producto, servicio o actividad
que realizaremos o entregaremos al finalizar el proyecto.
4. Identificar y conocer a los Stakeholders. Los Stakeholders son todas
las personas interesadas en el proyecto, comenzando por el Gerente del
Proyecto, su equipo, los promotores, el cliente, la comunidad, etc.
Habitualmente se debate sobre los diferentes modelos de priorización de los
stakeholders, como el planteado en 1997 por Mitchell, Agle & Wood en el que
identifica tres categorías (latente, expectante y definitivo) según los
criterios de poder, legitimidad y urgencia o el modelo de Rawlins, Plowman
& Stohlton que en 2005 relacionaron la identificación de los stakeholders a
la organización, atributos, situación y estrategia de comunicación.
5. Conocer el alcance del proyecto. Es fundamental que acordemos el
alcance del proyecto con el cliente o los promotores, en aras de evitar
peticiones que no están al alcance y que afectarán al desarrollo del proyecto,
los factores de restricción Alcance-Tiempo-Costo
6. Identificar el punto de partida del proyecto, de que suposiciones partimos
al desarrollar el proyecto.
7. Conocer las limitaciones del proyecto, los horarios, el clima, el
presupuesto, disponibilidad de tecnología especializada. En definitiva,
identificar todas las restricciones del proyecto.
8. Analizar e identificar los riesgos del proyecto, qué factores podrían
poner en riesgo el éxito del mismo, la probabilidad de que ocurran, su impacto
y qué deberíamos de hacer para disminuir o anular esos riesgos.
9. La documentación y comunicación del proyecto. El paso más importante
a tener en cuenta. Todo proyecto debe de estar documentado desde su análisis
para la creación, su plan de actuación y sus bases, los avances, etc. Debemos
de llevar una bitácora del proyecto y comunicar cada paso a los stakeholders.
10. El espíritu de equipo. La integración de todo el equipo del proyecto
desde la elaboración, manteniendo una comunicación de tipo asertivo, con
frecuentes reuniones para retroalimentación del proyecto, compartiendo el
conocimiento.
Extraido de: Documentos de Aprendizaje SENA.
PUEDES VISITAR:
http://es.wikipedia.org
http://www.monografias.com
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